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Lohn- und Gehaltsabrechnungen müssen Sie nicht selber erledigen

Archivmeldung vom 26.01.2022

Bitte beachten Sie, dass die Meldung den Stand der Dinge zum Zeitpunkt ihrer Veröffentlichung am 26.01.2022 wiedergibt. Eventuelle in der Zwischenzeit veränderte Sachverhalte bleiben daher unberücksichtigt.

Freigeschaltet durch Anja Schmitt
Gehaltsabrechnungen (Symbolbild)
Gehaltsabrechnungen (Symbolbild)

In vielen Betrieben ist mindestens ein Mitarbeiter oder gar eine ganze Abteilung damit beschäftigt, jeden Monat die Lohn- und Gehaltsabrechnungen für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu erstellen. Diese Arbeiten binden enorme Arbeitskräfte, die Unternehmer besser investieren können. Aus diesem Grund stellt sich die Frage, ob sich diese Aufgaben nicht besser auslagern lassen.

Lohn- und Gehaltsabrechnungen einfacher gestalten

Jeder Beschäftigte möchte natürlich am Ende des Monats sein Gehalt auf dem Konto haben. Insoweit ist es wichtig, dass nicht nur die Lohn- und Gehaltsabrechnung Cent-genau vorgenommen wird, sondern auch die Auszahlung immer rechtzeitig veranlasst wird. Bei sehr kleinen Unternehmen übernehmen ein bis zwei Beschäftigte diese Aufgaben. Vereinfachen lässt sich das Abrechnungswesen mithilfe spezieller Gehaltsabrechnungsprogramme. Hier ist die Auswahl auf dem Markt recht groß.

Diese Vorgehensweise mag für kleinere Unternehmen recht praktikabel sein. Anders sieht dies jedoch bei größeren Unternehmen oder Konzernen aus. Hier sind meist etliche Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in der Lohnbuchhaltung beschäftigt. Natürlich können auch hier entsprechende Programme weiterhelfen, jedoch sollten sich Unternehmer bewusst sein, dass vielleicht die damit beauftragten Arbeitskräfte an anderer Stelle sinnvoller eingesetzt werden können.

Lohn- und Gehaltsabrechnungen auslagern

Eine interessante Lösung bieten Unternehmen, die sich ausschließlich auf professionelle Lohn- und Gehaltsabrechnungen spezialisiert haben. Diese übernehmen die Aufgaben der im Betrieb vorhandenen Lohnbuchhaltung. Diese Servicedienstleister verfügen über ausreichend Erfahrung und können Lohn- und Gehaltsabrechnungen als Massengeschäft abwickeln.

Verständlicherweise ist hier eine optimale Abspreche mit dem Personalbüro des Unternehmens notwendig. So müssen beispielsweise Höherstufungen und Beförderungen rechtzeitig angezeigt werden, damit die Zahlungen entsprechend angepasst werden können. Natürlich muss auch sichergestellt sein, dass die Gehaltszahlungen rechtzeitig veranlasst werden. Diese Dienstleister sind meist regional vertreten. Unternehmer, die beispielsweise im Umkreis von Leipzig angesiedelt sind, können ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen auslagern für Leipzig. Dies trifft natürlich auch für andere Städte zu.

Eine externe Lohn- und Gehaltsabrechnung bietet noch mehr Vorteile

Diese Servicedienstleister übernehmen nicht nur die reine Lohn- und Gehaltsabrechnung von Unternehmen. Sie sorgen beispielsweise auch dafür, dass jeder Beschäftigte rechtzeitig seinen Lohn- und Gehaltsbogen zugesandt bekommt. Wahlweise kann dieser auch dem Unternehmen zugestellt warden, sodas die Bögen dann in verschlossenen Briefumschlägen an die Beschäftigten verteilt werden.

Zu den weiteren Aufgaben gehört zum Beispiel das Thema Reisekosten- bzw. Spesenabrechnung. Auch für diese Aufgaben werden Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Unternehmen gebunden. Daher lohnt es sich, wenn Unternehmer hierfür ebenfalls diese Aufgaben auslagern.

Nicht unerwähnt bleiben sollen die speziellen Gehaltsabrechnungen für den öffentlichen Dienst. Diese sind etwas anders aufgebaut als in herkömmlichen Unternehmen der freien Wirtschaft. Ein professioneller Serviceanbieter kann auch für Städte und Gemeinden diese Aufgaben übernehmen.

Darum sollten Sie über eine Auslagerung nachdenken

Wie eingangs erwähnt, beschäftigen Unternehmer durchaus mehrere Beschäftigte, die sich mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung auseinandersetzen. Hier fallen jeden Monat nicht unerhebliche Personalkosten an, die für immer wiederkehrende Aufgaben verwendet werden. Zum Teil können Unternehmer dieses Personal anderweitig im Betrieb einsetzen. Somit erfolgt die Tätigkeit in wirtschaftlicher Hinsicht zur Gewinnsteigerung des Unternehmens.

Durch Wegfall einer eigenen Lohnbuchhaltung können ggf. Personal- und auch Sachkosten eingespart werden. Insbesondere die freiwerdenden Büroräume lassen sich mitunter anderweitig verwenden. Aber auch die technische Ausstattung kann für andere Aufgaben sinnvoller verwendet werden. Schließlich entfallen auch die Ausgaben für bestehende Lohnbuchhaltungsprogramme, die häufig über den Softwareanbieter über etliche Jahre gebunden sind.

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