Zurück aus dem Home Office

Büro (Symbolbild)

Auch wenn die Corona Pandemie noch weite Teile Deutschlands fest im Griff hat, wird irgendwann der Weg aus dem Home-Office wieder an den regulären Arbeitsplatz führen.

Viele Unternehmen stellen sich aber jetzt schon die folgenden Fragen:

• Wer soll überhaupt zurückkommen?
• Wem steht noch ein fester Schreibtischplatz zu?
• Macht ein Arbeitsplatz-Sharing Sinn?
  
• Wo setzt man die Mitarbeiter hin, die zu hundert Prozent im Home Office sind, aber doch gelegentlich in die Firma kommen müssen?

Arbeitsplätze vorhalten zu müssen, die nicht oder nur teilweise genutzt werden, ist ein nicht zu unterschätzender Kostenpunkt für Unternehmen. Von den möglicherweise notwendigen doppelten Arbeitsmitteln abgesehen, wollen auch leerstehende Büros beheizt und auch die Miete bezahlt werden.

Besprechungsräume als Arbeitsplatz nutzen

Eine Option wäre, Mitarbeiter welche zwar dauerhaft im Home Office sind, aber dennoch für das ein oder andere Meeting anwesend sein müssen, direkt in Besprechungsräumen unterzubringen. Dies setzt aber eine gewissenhafte Planung voraus. Dabei können Raumbuchungssysteme helfen.Meist als Plug-In für Microsoft Outlook verfügbar, bieten sie nicht nur die Möglichkeit Besprechungsräume zu buchen, sondern auch entsprechende Ressourcen zu ordern. Das reicht von Kaffee und Keksen bis hin zur technischen Ausstattung wie Beamer und Laptop. Ein weiterer Vorteil liegt darin zu sehen, welche Kollegen sich in einen Raum bereits eingebucht haben. So kann sichergestellt werden, dass ausreichend Plätze vorhanden sind. Damit kann der Raum auch vor und nach regulären Besprechungen optimal genutzt werden.

Grenzen des Arbeitsplatz-Sharings

Worauf sich Arbeitnehmer durch die Nutzung von Besprechungsräumen und geteilten Arbeitsplätzen einstellen müssen, ist allerdings eine gewisse Umzugsbereitschaft. Raumbuchungssysteme bieten eine hohe Sicherheit, um Fehlbuchungen zu vermeiden. Wenn aber die gebuchten Zeiten beispielsweise durch ausufernde Meetings nicht eingehalten werden, ist der gewünschte Platz eventuell noch nicht frei. Der Begriff des „digitalen Nomaden“ ist zwar nicht neu. Durch die flächendeckende Einführung von neuen Büronutzungsformen wird jedoch der „Büronomade“ eine wichtigere Bedeutung erhalten. Dies macht jedoch die Einführung des papierlosen Büros erforderlich. Schließlich lässt sich mit einem Berg von Akten nicht dauerhaft durch das Gebäude ziehen. Auch wenn eine individuelle Ausstattung eines Arbeitsplatzes notwendig ist, könnte es schwierig werden. Manch ein Kollege wird vielleicht einen höhenverstellbaren Schreibtisch benötigen. Allgemein gilt auch bei der Benutzung von Besprechungsräumen: Die Ergonomie darf auch bei Behelfsarbeitsplätzen nicht zu kurz kommen. Sollen Mitarbeiter über mehrere Stunden an einem Platz sitzen, sind höhenverstellbare Stühle mit anpassbaren Armlehnen ein Muss. Auch die Beleuchtung muss passen. Licht im Rücken, welches direkt auf den Bildschirm trifft, ist beispielsweise ein absolutes No-Go.

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