Auf die elektronische Betriebsprüfung sollten sich Unternehmen gründlich vorbereiten

Im Unternehmensalltag wird heutzutage eine Vielzahl von Betriebsdaten elektronisch erfasst und der Geschäftsverkehr wird zunehmend papierlos abgewickelt. Seit 2002 können die Finanzämter elektronische Außenprüfungen vornehmen, das heißt sie können die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung eines Steuerpflichtigen elektronisch prüfen.

Alle Betriebe müssen sich also darauf einstellen, dass schon die nächste Betriebsprüfung in digitaler Form durchgeführt wird. Darauf sollten sie sich rechtzeitig und gründlich vorbereiten - am besten mit Hilfe des Steuerberaters.

Auf welche Daten greift das Finanzamt zu?

Grundsätzlich gilt: Der Unternehmer muss dem Prüfer nur steuerlich relevante Daten zur Verfügung stellen, die für die Besteuerung im jeweiligen Einzelfall von Bedeutung sind. Deshalb ist es natürlich wichtig, dass diese im EDV-System von sonstigen Unterlagen oder gar privaten Informationen streng getrennt werden. Wenn das nicht der Fall ist und deshalb der Prüfer auch Unterlagen einsehen kann, die eigentlich nichts mit der Steuer im engeren Sinne zu tun haben, darf er sie trotzdem verwerten. Daher empfiehlt die Bundessteuerberaterkammer, das interne EDV-System so zu strukturieren, dass die steuerrelevanten Daten getrennt von den übrigen internen Vorgängen gespeichert werden können. Sinnvoll ist auch, eine Trennung nach Jahren und Steuerarten vorzunehmen.

Aber welche Daten sind "steuerlich relevant"?

Da der Gesetzgeber hier keine Definition gibt, muss dies in jedem einzelnen Fall entschieden werden. In aller Regel sind es Buchführung, Jahresabschlüsse, Inventare und Buchungsbelege. Darüber hinaus können empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe den Prüfer interessieren. Für die nicht ganz einfache Abgrenzung der steuerlich relevanten Daten ist der Steuerberater der richtige Ansprechpartner.

Achtung bei Systemwechsel

Unternehmen müssen alle Unterlagen, die ursprünglich elektronisch in das EDV-System eingegangen sind, für die Dauer der Aufbewahrungsfrist auch in maschinell auswertbarer Form zur Prüfung bereithalten. Dies gilt beispielsweise auch für elektronische Lieferantenrechnungen. Der Prüfer muss auf alle gespeicherten Daten einschließlich Stammdaten und Verknüpfungen mit Sortier- und Filterfunktion frei zugreifen können. Bei einer Systemumstellung kann diese Vorschrift erheblichen Aufwand verursachen. Nach Ansicht der Finanzverwaltung muss das Unternehmen nämlich auch weiterhin die alte Hard- und Software vorhalten, wenn die Auswertbarkeit der damit erstellten Daten anders nicht gewährleistet ist. Ob die Regelung allerdings in diesem Ausmaß Bestand hat, ist wohl noch vor Gericht zu klären.

Wie wird geprüft?

Der Prüfer darf zwischen drei verschiedenen Zugriffsarten wählen und darf diese auch parallel nutzen. Er kann unmittelbar, also über die unternehmenseigene Hard- und Software auf die Daten zugreifen, er kann die Daten auch nach seinen Vorgaben durch das Unternehmen auswerten lassen und er kann sich alle Daten auf Datenträgern, also CD-ROM oder DVD, übergeben lassen. Nur ein Online-Zugriff auf die Datenbestände des Unternehmens ist nicht gestattet. Außerdem darf der Prüfer nicht den Zugriff auf Daten verlangen, die für die Steuerprüfung nicht relevant sind.

Rechtzeitig vorbereiten

Mit dem Einsatz moderner EDV-Technik verändert sich die Prüfungspraxis erheblich. Zum einen können Prüfungen schneller durchgeführt werden, aber auch umfassender, denn mit der neuen Prüfsoftware können auch umfangreiche Datenbestände intensiv untersucht werden. Unternehmer sollten daher gemeinsam mit ihrem Steuerberater Betrieb und EDV-System frühzeitig und konsequent auf die elektronische Betriebsprüfung vorbereiten. Denn wenn das Finanzamt erst einmal den Prüfungstermin festgelegt hat, ist es hierfür meist zu spät. Zu finden sind kompetente Experten u.a. in Deutschlands größtem Steuerberater-Suchdienst auf der Internetseite der Bundesteuerberaterkammer unter www.bstbk.de

Quelle: Pressemitteilung Regionaler Pressedienst der Bundessteuerberaterkammer