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Geschäftsreisen: Alles über die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen

Archivmeldung vom 01.08.2022

Bitte beachten Sie, dass die Meldung den Stand der Dinge zum Zeitpunkt ihrer Veröffentlichung am 01.08.2022 wiedergibt. Eventuelle in der Zwischenzeit veränderte Sachverhalte bleiben daher unberücksichtigt.

Freigeschaltet durch Mary Smith
Abrechnung
Abrechnung

Bild von Firmbee auf Pixabay

Einer der komplexesten Teile für Unternehmen, die Geschäftsreisen organisieren, ist die Verwaltung der Notenspesen. Dies ist eine zeitaufwändige Aufgabe, die jedoch notwendig ist, damit die Unternehmen die gesetzlichen Vorschriften einhalten. Im Laufe dieses Artikels erfahren Sie, wie Sie die Verwaltung erleichtern können.

Was ist eine Spesenabrechnung?

Eine Spesenabrechnung ist ein Dokument, das Arbeitnehmer ausfüllen, um Ausgaben im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit zu belegen. Sie ermöglicht es dem Unternehmen außerdem, dem Einzelnen die Ausgaben zu erstatten, sofern sie die vom Unternehmen festgelegten Kriterien erfüllen. Wenn Beschäftigte aus geschäftlichen Gründen reisen, entstehen ihnen verschiedene Ausgaben. Diese werden in der Regel vom Unternehmen getragen. Wenn dies jedoch nicht möglich ist, streckt der Arbeitnehmer die Kosten vor und stellt sie dem Unternehmen in Rechnung. Um die Kosten einzufordern, muss der Arbeitnehmer der Buchhaltung den Zahlungsnachweis vorlegen. Wenn die Ausgaben ungewöhnlich sind oder nicht vorab genehmigt wurden, wird die Geschäftsleitung eine Erklärung verlangen, um zu entscheiden, ob die Ausgaben des Arbeitnehmers erstattet werden müssen. Weitere Informationen finden Sie zum Beispiel auf der Website von Expensya, einem der besten Unternehmen auf diesem Gebiet.

Wie man seine Spesenabrechnungen verwaltet?

In der heutigen Geschäftswelt ist die Verwaltung von Ausgaben von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich. Einige Unternehmen verlangen von ihren Mitarbeitern, dass sie ihre Ausgaben immer im Voraus bezahlen. Andere ziehen es vor, die Ausgaben im Voraus zu bezahlen, wenn dies möglich ist. Spesenabrechnungen ermöglichen es Geschäftsreisenden also, ihre Ausgaben zu belegen und gegebenenfalls erstattet zu bekommen. Derzeit werden Anträge auf Kostenerstattung hauptsächlich manuell verwaltet. Das korrekte Ausfüllen des Formulars ist sehr zeitaufwändig und ermöglicht keinen Echtzeitüberblick über die Ausgaben. Mittlerweile gibt es jedoch Tools, mit denen sich Spesenabrechnungen und Reisekosten verwalten lassen. Sie sind sehr einfach zu bedienen, sparen Zeit und ermöglichen es Ihnen, einen vollständigen Bericht über Ihre Ausgaben zu erhalten. Dies ist besonders effektiv, um die Vorteile der Gesetzgebung zu elektronischen Spesenabrechnungen zu nutzen.

Wonach sollte man sich bei der Auswahl eines Tools zur Ausgabenverwaltung richten?

Um das für Ihre Bedürfnisse am besten geeignete Verwaltungstool zu erstellen, müssen Sie bei der Auswahl mehrere Kriterien berücksichtigen. Die wichtigsten Kriterien sind im Folgenden aufgelistet. Nützlichkeit und Ergonomie der Tools: Die Tools sparen Zeit und sollten einfach zu bedienen sein. Anpassung der Tools: Um Ihren Bedürfnissen so nahe wie möglich zu kommen, sollte das von Ihnen gewählte Tool anpassbar und konfigurierbar sein. Einhaltung von Vorschriften: Da die Kostenberichterstattung strengen Vorschriften unterliegt, muss auch das Tool den Vorschriften entsprechen. Verwaltungs- und Berichtsfunktionen: Um das Tool zu akzeptieren und die Ausgaben zu kontrollieren, müssen Funktionen zur Verfolgung und Verwaltung der Ausgaben vorhanden sein.

Warum sollte die Verwaltung von Spesenabrechnungen digitalisiert werden?

Um die oben genannten Probleme zu vermeiden, haben einige Unternehmen ein Tool entwickelt, mit dem Sie Ihre Spesenabrechnungen von Ihrem Smartphone aus scannen können. Mit diesen Webanwendungen können Sie einfach ein Foto von einer Quittung oder einem Verkaufsbeleg machen, egal wo Sie sich befinden, und das Dokument wird automatisch in auf dem Speichermedium Ihres Unternehmens gespeichert. Sie können auch wählen, ob Sie überprüfen möchten, ob die Mehrwertsteuerbeträge korrekt sind. Sobald die Datei importiert ist, werden alle notwendigen Informationen extrahiert, genau so, als würden Sie eine Rechnung sammeln. Daher erfolgt der Empfang des Dokuments sofort und zu 100 % digital. Es gibt keine Mengenfehler, keine Zeitverschwendung, keinen Platzverlust (da kein Papier mehr gelagert werden muss) und vor allem keine verlorenen Dokumente. Sie müssen keine Zeit mehr damit verschwenden, Quittungen zu suchen, zu fotografieren und wegzuwerfen. Und, was noch wichtiger ist, die Wirkung tritt sofort ein.

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