KI im Handwerksalltag: Warum klare Prozesse wichtiger sind als smarte Tools

Bild: Matthias Niehaus GmbH Fotograf: Matthias Niehaus GmbH

Ob digitale Zeiterfassung, automatische Angebotserstellung oder KI-gestützte Einsatzplanung: Neue Tools für das Handwerk versprechen Effizienz und Entlastung. Doch in der Praxis zeigt sich: Ohne klare Prozesse bringen selbst die besten Technologien wenig. Statt echtem Fortschritt gibt es Frust, Mehraufwand und Datenchaos – gerade in Betrieben, die ohnehin stark ausgelastet sind.

KI kann viel, aber nur, wenn der Betrieb genau weiß, was er braucht und wie Abläufe sinnvoll miteinander verzahnt sind. In diesem Beitrag erfahren Sie, warum strukturierte Prozesse die eigentliche Basis für jede digitale Innovation sind und wie Handwerksbetriebe Technologie gezielt einsetzen, ohne sich im Tool-Dschungel zu verlieren.

Das zeichnet Struktur in Handwerksunternehmen aus

Künstliche Intelligenz verspricht zahlreiche Erleichterungen für Handwerksbetriebe. Durch die Automatisierung von Prozessen sollen Kapazitäten freigesetzt werden, die die Mitarbeiter entlasten und Kosten reduzieren. Kein Wunder also, dass viele Unternehmen die vielversprechende Technologie ausprobieren möchten. Doch zuvor stellt sich die Frage, was die KI eigentlich alles kann. Das ist problematisch, denn in dieser Reihenfolge ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass die Implementierung von KI-basierten Tools mehr Probleme als Vorzüge schafft.

Besser ist es, zunächst die eigenen Strukturen zu analysieren. Mit Strukturen sind dabei klar definierte Abläufe gemeint, beispielsweise das Anfertigen von Gesprächsnotizen nach einem Kundentelefonat oder das Eintragen der Ergebnisse einer Bauabnahme in das Projektmanagementprogramm. Solche Strukturen sind gut geeignet, um durch KI automatisiert zu werden. Doch gerade in kleinen Handwerksbetrieben mit wenigen Führungskräften verlaufen solche Prozesse oft eher chaotisch.

Beispiele für KI im Handwerksbetrieb

Auch wenn KI nicht automatisch für mehr Effizienz im Handwerksunternehmen sorgt, gibt es dennoch einige vielversprechende Einsatzbereiche. Entsprechende Tools können beispielsweise standardisierte, aber dennoch individuelle Antworten für Kundenanfragen verfassen. Auch eingehende komplexe Schreiben, etwa von der Handwerkskammer oder dem Steuerberater, können von KI-Programmen inhaltlich erfasst und auf das Wesentliche reduziert wiedergegeben werden. Handwerksbetriebe müssen so deutlich weniger Zeit mit Büroarbeiten verbringen und können sich stattdessen verstärkt ihren Kernaufgaben widmen.

Darüber hinaus lässt sich KI zur Prozessoptimierung nutzen. Sie kann beispielsweise damit beauftragt werden, sämtliche Zwischenabnahmen von Bauprojekten zu analysieren und zu ermitteln, welche Aspekte häufig beanstandet werden. Auf dieser Grundlage lassen sich anschließend Strategien entwickeln, um die Abläufe zu verbessern. Darüber hinaus kann KI auch zur Produktivitätssteigerung eingesetzt werden. Durch Vorschläge für präziser formulierte Fragen oder Aufgabenstellungen lässt sich zum Beispiel Schulungsmaterial für Mitarbeiter effizienter gestalten.

Deshalb ist KI ohne Struktur nicht zielführend

Wie gut eine KI ihre Aufgaben erfüllt, hängt von den sogenannten Prompts, also den Befehlen, mit denen sie angewiesen wird, ab. Damit ein Handwerksbetrieb allerdings präzise und eindeutige Prompts verfassen kann, muss er genau wissen, was die KI machen soll – anders ausgedrückt braucht es strukturierte Prozesse.

Wenn zum Beispiel jeder Mitarbeiter Kundenanfragen nach einem anderen Schema beantwortet, lässt sich daraus keine allgemeingültige Vorgehensweise für eine KI-Technologie ableiten. Die überstürzte Implementierung stellt dann auch keine Erleichterung dar, sondern verursacht ganz im Gegenteil Mehrarbeit und Datenchaos. Deshalb sind klar definierte Prozesse die Grundvoraussetzung für den erfolgreichen Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Handwerksunternehmen – und die Analyse von Abläufen sollte der erste Schritt der Veränderung sein.

Quelle: Matthias Niehaus GmbH (ots)