Laut einer Studie des Statistischen Bundesamtes verbringt der Bundesbürger 42 Stunden in der Woche mit diversen Freizeitaktivitäten, so viel wie nie zuvor. Bei den Urlaubstagen liegen die Deutschen beispielsweise ganz weit vorne. Im Durchschnitt haben die Deutschen dreißig Tage Urlaub. Hinzu kommen zehn Feiertage. In der EU liegt das arithmetische Mittel für die Urlaubstage bei 23,7 Tagen. Tariflich ist in Deutschland die 37,6 Stunden-Woche vereinbart. Damit liegen wir eine Stunde unter dem EU-Durchschnitt. Von Zeitnot kann bei den Deutschen folglich nicht gesprochen werden, vielmehr geht es um die Bewältigung vieler Aufgaben. Der Mensch bildet sich bei einem hohen Aufgabenpensum ein, die Kontrolle zu verlieren. Dabei werden Ängste erzeugt, was wiederum Stress hervorruft. Zu diesem Ergebnis kommt die Neurobiologin Amy Arnsten. Die Wissenschaftlerin Gloria Mark schlussfolgerte daraus in einer Studie, dass wir keine Zeit haben, weil wir gestresst sind und nicht wie oft angenommen, dass wir gestresst sind und deshalb keine Zeit haben. An dieser Stelle sollten wir uns mit dem Begriff „Zeitmanagement“ befassen.

Gibt es den Begriff „Zeitmanagement“ wirklich?

Zeit kann in Wahrheit nicht gemanagt werden. Der Tag hat 24 Stunden und die Zeit läuft auch bei der besten Organisation im gleichen Tempo wie immer ab. Von Bedeutung ist das subjektive Zeitempfinden. Der Mensch verfügt über ein Mindestmaß an Konzentration. Diese gilt es optimal einzusetzen, um die persönliche Produktivität zu erhöhen. Fortan wird im Artikel der Begriff „Ressourcenmanagement“ genutzt.

Elektronische versus manuelle Planungshilfe

Nach einem Arbeitstag sollten die gesteckten Ziele auf Erfüllung überprüft werden. Dafür ist es von Nöten, dass ein Tagesplan erstellt wird. Dieser kann einfach auf einem Notizblock oder in einem Kalender festgehalten werden. Immer beliebter wird auch die Nutzung eines elektronischen Gerätes, wie zum Beispiel dem Smartphone oder spezieller Organisationssoftware. Im Folgenden sollen die Vor- und Nachteile kurz erläutert werden.
Die Vorteile von Kalender, Notizblock und Co liegen zum einen im Preis und zum anderen in der Übersichtlichkeit. Außerdem fördern sie die Kreativität des Besitzers. Negativ hingegen ist, dass es keine Erinnerungsfunktion gibt. Die Abstimmung von Terminen mit den Kollegen wird ebenfalls erschwert. Die Nachteile der manuellen Planungshilfen sind die Vorteile der elektronischen Hilfen. Ein Programm verfügt über eine Suchfunktion und die Pflege ist deutlich einfacher. Die Übersichtlichkeit ist nicht perfekt und als Nutzer ist man abhängig von der Stromversorgung. Außerdem sind Smartphones und Programme im Vergleich zum Kalender oder Notizblock recht teuer.

Ferner bietet die „konventionelle“ Lösung für Unternehmer einen weiteren Vorteil, da auf diesem Wege ein kosteneffizienter Werbekanal genutzt werden kann. Im Zusammenhang mit der Ressourcenmanagement-Problematik ergibt sich daraus ein nützliches Geschenk mit einem ernsthaften Hintergrund, wie im Beitrag von www.kalenderxl.de beschrieben.

Während des gesamten Arbeitstages gilt, wer vor jeder Aufgabe zehn Minuten in die Planung der selbigen investiert, spart rund eine Stunde an Zeit. Eine logische Gliederung des Arbeitspensums ist zu empfehlen. Teilen Sie Aufgaben in Zwischenschritte ein. Sonst sehen Sie den Wald vor lauter Bäumen nicht.

Fünf Tipps zur optimalen Nutzung der vorhandenen Ressourcen

Die eigene Effizienz lässt sich durch diverse Maßnahmen einfach und unkompliziert steigern.

Hier einige Tipps:

• Ziele stecken: Wer keine Ziele hat, kann keine Prioritäten verteilen. Die Kategorisierung von Zielen in vier Klassen (A, B, C, D) hat sich besonders bewährt. Die A-Aufgaben sind dringend und müssen umgehend abgearbeitet werden. Erwartet ein potentieller Kunde ein Angebot von Ihnen, wäre das eine typische A-Aufgabe. Die B-Aufgabe ist wichtig, kann aber einige Zeit warten. Eigene Bedürfnisse fallen meistens in diese Kategorie. Eine C-Aufgabe kann zum Beispiel das Ausfüllen eines Formulars für eine Behörde sein. Langfristig lässt sich die Arbeit nicht aufschieben. Die Notwendigkeit einer schnellen Erledigung ist jedoch nicht gegeben. Den letzten Bestandteil der Kategorisierung bilden die D-Aufgaben. Das können zum Beispiel Mails sein, die nicht unbedingt beantwortet werden müssen.
• Die A-Aufgaben morgens erledigen: Wer bereits am frühen Morgen die wichtigen Dinge des Tages erledigt hat, ist für den Rest des Tages ausgeglichener. Diese Aussage wird von diversen Studien bestätigt.
• Benötigte Zeit richtig einschätzen: Die meisten Menschen sind Optimisten. Zeitfenster werden deshalb oft zu gering angesetzt. Geben Sie sich künftig mehr Raum und schaffen Sie Synergien. Verbinden Sie mehrere Aufgaben miteinander. Vom gesamten Arbeitstag sollten Sie höchsten 50 Prozent verplanen. Dadurch können unvorhersehbare Arbeiten zusätzlich erledigt werden.
• Trennung von Pause und Arbeit: Während des Arbeitstages sollten unbedingt Pausen gemacht werden. Nach einer neunzig Minuten langen Konzentrationsphase sollte eine fünf- bis zehnminütige Pause eingelegt werden. Nach der Arbeit müssen viele Menschen noch für das Unternehmen erreichbar sein. Klären Sie mit dem Chef ab, ob das tatsächlich notwendig ist.
• Konflikte klären: Das Arbeitsklima ist für die Deutschen in einem Unternehmen am wichtigsten. Sofern Konflikte mit anderen Mitarbeitern bestehen, sollten diese umgehend gelöst werden.

Auf einen weiteren Tipp möchten wir etwas präziser eingehen. Dabei handelt es sich um die Ablenkung am Arbeitsplatz durch soziale Medien. Dieses Phänomen ist noch vergleichsweise jung, wurde aber dennoch in zahlreichen Studien genauer untersucht.

Lassen Sie sich nicht ablenken

Facebook und Co sind wahre „Konzentrationskiller“. Durch das ständige Updaten der sozialen Netzwerke und E-Mail-Konten verringert sich die Konzentrationsfähigkeit. Laut einer Studie von Usamp arbeiten 45 Prozent der Beschäftigten lediglich fünfzehn Minuten am Stück. Konkret sind 60 Prozent der Unterbrechungen auf soziale Netzwerke zurückzuführen. Pro Jahr verliert der Arbeitgeber pro Arbeitnehmer im Durchschnitt Arbeitsstunden im Wert von über 10.000 Dollar. Im Kelly Global Workforce Index kommen die Experten zu einem ähnlichem Ergebnis. 52 Prozent der Probanden meinen, dass sich die Nutzung von Social Networks negativ auf die Arbeitsproduktivität auswirkt. Für die Weltwirtschaft entstehen durch Facebook, Twitter und andere Netzwerke Kosten von rund 500 Milliarden Euro pro Jahr. Zu diesem Ergebnis kommt der Providerverband Eco.

Während der Arbeit sollten Sie auf Facebook verzichten. Dadurch steigern Sie Ihre Produktivität und Effizienz.

Setzen Sie sich mit Ihrer verfügbaren Zeit auseinander

Im Artikel wurden verschiedene Handlungsmöglichkeiten zur optimalen Zeiteinteilung behandelt. Es wurde aufgezeigt, dass bereits ein Notizblock zur Planung der Aufgaben sehr hilfreich sein kann. Das Kategorisieren in A- bis D-Aufgaben, die Lösung von Konflikten und die Erledigung von schwierigen Aufgaben in den Morgenstunden tragen ebenfalls zur Steigerung der Effektivität bei. Nehmen Sie die Planung selbst in die Hand und verringern Sie Ihr Stresslevel.