Was fällt unter den Begriff „geschäftliche E-Mail“?

Der Begriff „geschäftliche E-Mail“ ist sehr weit zu fassen. Darunter fallen nicht bloß E-Mails mit rechtlicher Bedeutung, also Angebote, Bestellungen oder Vertragstexte, sondern im Zweifel sogar die Gratulation zum Geburtstag eines Geschäftsfreundes. Eine gesetzliche Ausnahme gilt lediglich für Mitteilungen in einer laufenden Geschäftsbeziehung, für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden (z.B. Eingangsbestätigungen). Diese Ausnahme wird in üblicher E-Mail-Korrespondenz jedoch praktisch fast nie relevant werden.

Was passiert, wenn die Pflichtangaben fehlen?

In diesem Fall muss das Registergericht ein Bußgeld verhängen. Lediglich bei der Höhe hat es ein Ermessen. Das Bußgeld darf 5.000 EUR nicht überschreiten (§ 14 HGB). Außerdem besteht in diesem Fall das nicht unerhebliche Risiko einer wettbewerbsrechtlichen Abmahnung durch einen Konkurrenten. Dies ist häufig unangenehmer und kostenintensiver als die Verhängung eines Bußgeldes.

Praxistipp:

Die IT-Recht-Kanzlei empfiehlt den betroffenen Unternehmern, jede E-Mail mit einem „Footer“ oder „Header“ zu versehen, aus dem die entsprechenden Angaben hervorgehen. Dies kann beispielsweise durch vorformulierte und im Mailprogramm gespeicherte Signaturen bewerkstelligt werden. Dabei ist darauf zu achten, dass die Angaben auf dem Geschäftsbrief selbst stehen. Ein bloßer Link auf die Unternehmens-Website reicht insoweit nicht aus. Eine bestimmte Form, z. B. eine besondere Schriftart oder –größe, ist für die Pflichtangaben zwar nicht vorgeschrieben. Es sollte jedoch darauf geachtet werden, dass die Angaben auch bei einem eventuellen Ausdruck gut zu lesen sind.

Quelle: Pressemitteilung IT-Recht-Kanzlei